Czy w 2026 roku urząd ukarze mnie za błąd w KSeF?

Nie. Kary z art. 106ni ustawy o VAT obejmą naruszenia popełnione od 1 stycznia 2027 roku. Błędy z 2026 roku i tak warto poprawiać fakturą korygującą, bo trafiają do rozliczeń kontrahentów.

Czy mała firma zwolniona z VAT też odbiera faktury w KSeF?

Tak. Faktury kosztowe od dostawców trafiają do systemu, a za otrzymaną uznaje się fakturę z dniem nadania jej numeru KSeF. Dostęp do systemu musisz mieć nawet wtedy, gdy sam jeszcze wystawiasz faktury poza nim.

Co się stanie z tokenem KSeF w 2027 roku?

Tokeny działają do 31 grudnia 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku do systemu połączysz się już tylko certyfikatem KSeF, więc złóż wniosek o certyfikat jeszcze w tym roku.

KSeF w 2026 roku: kogo obejmuje, od kiedy i jakie grożą kary

KSeF od 1 lutego i 1 kwietnia 2026, limit 10 000 zł brutto do końca roku, uprawnienia, tryb offline24 i kary do 100% VAT od 2027. Sprawdź, co dotyczy Twojej firmy.

Od 1 kwietnia 2026 roku prawie każdą fakturę dla firmy wystawiasz w Krajowym Systemie e-Faktur. Wyjątek dotyczy najmniejszych sprzedawców: jeśli Twoje faktury nie przekraczają 10 000 zł brutto miesięcznie, możesz wystawiać je po staremu do końca roku. Kary za błędy i pominięcie systemu zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku. Masz więc kilka tygodni na uporządkowanie dostępu, uprawnień i procedury na wypadek awarii.

Od kiedy KSeF obowiązuje Twoją firmę?

Obowiązek wystawiania faktur ustawodawca rozłożył na trzy etapy. O tym, w którym jesteś, decyduje wartość sprzedaży.

Kto	Wystawianie w KSeF od	Kryterium
Duże firmy	1 lutego 2026	sprzedaż z VAT w 2024 roku powyżej 200 mln zł
Pozostali podatnicy	1 kwietnia 2026	wszyscy powyżej limitu dla najmniejszych
Najmniejsi sprzedawcy	1 stycznia 2027	faktury do 10 000 zł brutto w każdym miesiącu

Odbieranie faktur ruszyło dla wszystkich wcześniej. Od 1 lutego 2026 roku faktury od dostawców wystawiających w KSeF trafiają do Ciebie przez system. Fakturę uznaje się za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF. Dotyczy to także podatników zwolnionych z VAT, więc biuro rachunkowe pobiera Twoje faktury kosztowe z systemu.

Od 1 lutego wszystkie faktury ustrukturyzowane mają format FA(3). Programy do fakturowania przeszły na niego same, ale stary szablon XML system odrzuci.

Jak działa limit 10 000 zł do końca roku?

Ministerstwo Finansów liczy limit miesięcznie. Sumujesz wartość brutto faktur, które musiałbyś wystawić w KSeF. Faktury dla konsumentów do limitu nie wchodzą, bo obowiązek KSeF ich nie obejmuje.

Według wyjaśnień MF po przekroczeniu limitu wystawiasz w KSeF już fakturę, która go przekroczyła, i wszystkie następne. Nie czekasz do kolejnego miesiąca. Do 31 grudnia 2026 roku możesz też wystawiać faktury z kasy rejestrującej. Od stycznia ta furtka znika.

Zanim wystawisz w tym miesiącu kolejną fakturę papierową, podlicz:

sumę brutto faktur B2B wystawionych od 1. dnia miesiąca,
kwotę faktury, którą masz wystawić,
faktury z kasy rejestrującej dla firm, bo też należą do sprzedaży na fakturach.

Jeśli suma przekroczy 10 000 zł, wystaw tę fakturę już w systemie, nawet gdy to ostatni dzień miesiąca. Prowadź to zestawienie w arkuszu albo w programie do faktur, bo w razie kontroli w 2027 roku pokażesz nim, że do końca 2026 roku mieściłeś się w limicie.

Kto w Twojej firmie ma dostęp do systemu?

Właściciel jednoosobowej działalności loguje się do KSeF profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo przez bank. Nie składa żadnego zawiadomienia. Spółka bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wskazuje pierwszą osobę uprawnioną na druku ZAW-FA w urzędzie skarbowym. Kolejne osoby ta osoba dodaje już w systemie.

Uprawnienia nadajesz osobno do wystawiania, do przeglądania faktur i do zarządzania dostępem. Księgowej wystarczy dostęp do odczytu faktur kosztowych i sprzedażowych. Handlowiec potrzebuje tylko wystawiania. Po odejściu pracownika odbierz mu uprawnienia tego samego dnia. Biuro rachunkowe możesz upoważnić jako firmę, po jego NIP.

Tokeny, którymi łączą się programy księgowe, działają do 31 grudnia 2026 roku. Od 2027 roku zostają wyłącznie certyfikaty KSeF. Certyfikat przyda Ci się też wcześniej: bez niego nie wystawisz faktury w trybie offline ani w czasie awarii. Certyfikaty wydaje Moduł Certyfikatów i Uprawnień KSeF, który przyjmuje wnioski od 1 listopada 2025 roku. Wniosek złoży każda osoba z uprawnieniami w firmie, także ta wskazana na ZAW-FA.

Co zrobić, gdy nie możesz wysłać faktury do KSeF?

Przepisy przewidują trzy sytuacje. Każda ma inny termin dosłania faktury.

Tryb offline24: brak internetu albo problem po Twojej stronie. Wystawiasz fakturę w programie i wysyłasz ją do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym.
Awaria ogłoszona przez Ministerstwo Finansów w BIP. Masz 7 dni roboczych od zakończenia awarii na przesłanie faktur.
Awaria całkowita ogłoszona w mediach. Faktur z tego okresu nie przesyłasz do systemu.

W dwóch pierwszych trybach kupujący dostaje wizualizację faktury z kodami QR. Kod pozwala sprawdzić fakturę, gdy już trafi do KSeF. Sam kod nie zastępuje jednak wysyłki.

Jakie kary grożą za KSeF od 2027 roku?

Kary opisuje art. 106ni ustawy o VAT, który wchodzi w życie 1 stycznia 2027 roku. Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej z pominięciem systemu. Na fakturze bez VAT kara sięga 18,7% kwoty należności ogółem. Ten sam przepis obejmuje faktury niedosłane w terminie po pracy offline.

Kara nie jest automatyczna. Naczelnik bierze pod uwagę przyczynę naruszenia, wcześniejsze zachowanie firmy i stopień winy, a przy sile wyższej może od kary odstąpić. Za 2026 rok sankcji nie będzie, ale błędne faktury z tego roku i tak zostają w systemie. Poprawisz je wyłącznie fakturą korygującą.

Co sprawdzić w firmie przed styczniem 2027?

Zrób listę kontrolną na jedno popołudnie:

Sprawdź, czy Twój program wystawia faktury w FA(3) i czy łączy się z KSeF certyfikatem.
Złóż wniosek o certyfikat KSeF dla każdej osoby, która wystawia faktury.
Przejrzyj listę uprawnień i usuń konta byłych pracowników.
Ustal, kto i jak dosyła faktury po pracy offline.
Jeśli korzystasz z limitu 10 000 zł, przetestuj wystawienie jednej faktury w systemie jeszcze w grudniu.

Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów obsłużą małą firmę bez zakupu programu: Aplikacja Podatnika KSeF w przeglądarce, Aplikacja mobilna KSeF i e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym. Ich wadą jest brak integracji z magazynem i księgowością, więc firma z wieloma fakturami dziennie szybko je przerośnie.