Minimalne wynagrodzenie 2026: pełny koszt pracodawcy i składki

Jeśli zatrudniasz choćby jedną osobę za najniższą krajową, od stycznia 2026 r. płacisz za nią 5790,28 zł miesięcznie, choć na umowie widnieje 4806 zł. Różnica to składki, które firma dokłada ponad wynagrodzenie brutto. Poniżej rozpisujemy je pozycja po pozycji, razem z kosztem PPK i stawką godzinową dla zleceń.

Ile wynosi płaca minimalna w 2026 roku?

Rada Ministrów ustaliła 4806 zł brutto miesięcznie dla pełnego etatu. Akt to rozporządzenie z 11 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242). Kwota obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia 2026 r., bez lipcowej podwyżki.

To o 140 zł więcej niż w 2025 r., kiedy minimum wynosiło 4666 zł. Wzrost to około 3%. Pracownik z PIT-2 i standardowymi kosztami dostaje na rękę około 3605,85 zł.

Ile kosztuje cię pracownik na płacy minimalnej?

Do wynagrodzenia brutto dopisujesz pięć pozycji po stronie pracodawcy. Każdą liczysz od 4806 zł.

Składnik	Stopa	Kwota miesięcznie
Emerytalna (część pracodawcy)	9,76%	469,07 zł
Rentowa (część pracodawcy)	6,50%	312,39 zł
Wypadkowa	1,67%	80,26 zł
Fundusz Pracy	2,45%	117,75 zł
FGŚP	0,10%	4,81 zł
Składki pracodawcy razem	20,48%	984,28 zł
Koszt etatu bez PPK		5790,28 zł
Wpłata podstawowa PPK	1,50%	72,09 zł
Koszt etatu z PPK		5862,37 zł

Stopa wypadkowa 1,67% dotyczy firm zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego najwyżej 9 osób. Większe firmy mają stopę ustaloną przez ZUS, więc u nich wynik będzie inny.

Rocznie jeden etat na minimum kosztuje cię 69 483,36 zł bez PPK. W 2025 r. ten sam etat kosztował 5621,60 zł miesięcznie. Miesięczny przyrost wynosi więc 168,68 zł na każdego pracownika.

Kiedy płacisz mniej składek na fundusze?

Składki na Fundusz Pracy nie odprowadzasz za pracownika, którego wynagrodzenie w danym miesiącu jest niższe od płacy minimalnej. To typowa sytuacja przy części etatu. Ustawa przewiduje też inne zwolnienia z FP i FGŚP. Ich warunki sprawdź w poradniku ZUS o zasadach opłacania tych składek, zanim zmienisz ustawienia w programie płacowym.

Ile dokładasz do PPK?

Wpłata podstawowa pracodawcy to 1,5% brutto, czyli 72,09 zł przy płacy minimalnej. Możesz dodać wpłatę dodatkową do 2,5%. Wpłata pracodawcy jest dla pracownika przychodem, więc podnosi jego zaliczkę na PIT. Pracownik zarabiający poniżej 120% płacy minimalnej może obniżyć swoją wpłatę podstawową z 2% do 0,5%.

Jaka stawka obowiązuje przy umowie zlecenia?

Minimalna stawka godzinowa w 2026 r. wynosi 31,40 zł brutto. Rok wcześniej było to 30,50 zł, więc stawka wzrosła o 0,90 zł. Obowiązuje przy umowach zlecenia i umowach o świadczenie usług. Dotyczy też samozatrudnionych, którzy wykonują zlecenie osobiście i nie zatrudniają pracowników.

Przykład: zleceniobiorca przepracował w miesiącu 120 godzin. Minimalne wynagrodzenie za ten okres to 3768 zł brutto. Niższa kwota w umowie nie zwalnia cię z wypłaty różnicy.

Zapisz w umowie sposób potwierdzania liczby przepracowanych godzin. Bez takiego zapisu trudniej ci będzie wykazać przy kontroli, że stawka została zachowana.

Które kwoty rosną razem z płacą minimalną?

Płaca minimalna jest podstawą kilku innych świadczeń. Po styczniowej zmianie przelicz w kadrach co najmniej te pozycje:

1. Dodatek za pracę w nocy, czyli 20% stawki godzinowej z płacy minimalnej. Przy miesiącu o wymiarze 160 godzin wychodzi 6,01 zł za godzinę, przy 184 godzinach 5,22 zł.
2. Wynagrodzenie pracowników na części etatu, liczone proporcjonalnie do wymiaru.
3. Minimalną składkę zdrowotną przedsiębiorców na skali i liniowym, czyli 9% z 4806 zł.
4. Kwoty wolne od potrąceń z pensji, które ustawa wiąże z płacą minimalną.

Do porównania z minimum nie wliczasz m.in. dodatku stażowego, dodatku nocnego, wynagrodzenia za nadgodziny i nagrody jubileuszowej. Jeśli pracownik ma 4806 zł łącznie z dodatkiem stażowym, płacisz mu za mało.

Co jeszcze zmieniło się dla pracodawców w 2026 roku?

Od 1 maja 2026 r. prywatni pracodawcy liczą do stażu pracy okresy prowadzenia działalności gospodarczej i umów zlecenia. Zlecenie wchodzi do stażu, jeśli było oskładkowane. Podstawą jest ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie Kodeksu pracy. Pracownik dokumentuje te okresy zaświadczeniem z ZUS pobranym przez PUE/eZUS.

Dłuższy staż może przesunąć pracownika na wyższy wymiar urlopu. Może też podnieść dodatek stażowy, jeśli twój regulamin go przewiduje. Sprawdź to, zanim zaplanujesz grafik urlopów na 2027 r.

Rząd przygotował też projekt nowej ustawy o minimalnym wynagrodzeniu, wdrażającej unijną dyrektywę. Projekt przewiduje etapowe wyłączanie kolejnych składników z płacy minimalnej, zaczynając od dodatku funkcyjnego. Według ekspertów pierwsze wyłączenie wejdzie najwcześniej w 2027 r. Śledź status projektu przed planowaniem budżetu płac na kolejny rok.

Jak zaplanować budżet płac na najbliższe miesiące?

Policz koszt etatu na dwóch wariantach: bez PPK i z PPK. Różnica przy płacy minimalnej to 72,09 zł miesięcznie na osobę. Przy dziesięciu pracownikach daje to 720,90 zł miesięcznie.

Dla firmy z dziesięcioma etatami na minimum roczny koszt bez PPK wynosi 694 833,60 zł. W porównaniu z 2025 r. to 20 241,60 zł więcej w skali roku. Tę kwotę pokryjesz podwyżką cen, wyższą wydajnością albo mniejszą marżą. Wybierz wariant przed negocjacjami z klientami na kolejny rok, bo nowe cenniki B2B ogłaszasz z wyprzedzeniem.

Uwzględnij też koszty, których tabela nie pokazuje. Chodzi o badania okresowe, szkolenia BHP i wynagrodzenie chorobowe za pierwsze dni nieobecności. Te pozycje zależą od branży, więc dolicz je osobno. Za pierwsze 33 dni choroby pracownika w roku płacisz wynagrodzenie chorobowe z własnych środków. U pracownika po 50. roku życia limit wynosi 14 dni, a potem zasiłek wypłaca ZUS.

Kwota na 2027 r. będzie znana po wrześniowym rozporządzeniu Rady Ministrów. Zanim ją poznasz, nie podpisuj wieloletnich umów z ceną opartą na kosztach pracy z 2026 r. bez klauzuli waloryzacyjnej.