Terminy płatności B2B: 60 dni, odsetki 13,75% i rekompensata

Wystawiłeś fakturę na 60 000 zł z terminem 30 dni, a klient zapłacił 45 dni po terminie. Ustawa daje ci za ten czas 1017,12 zł odsetek i 100 euro rekompensaty, bez dopisywania czegokolwiek do umowy. Poniżej znajdziesz limity terminów, aktualne stawki i sposób liczenia.

Jaki termin płatności możesz ustalić z klientem?

Zasady wynikają z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Termin zapłaty w umowie między firmami nie powinien przekraczać 60 dni od doręczenia faktury. Dłuższy termin jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy strony wyraźnie go uzgodnią i nie jest on rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela.

Ten wyjątek nie działa w transakcji asymetrycznej. Jeśli dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem firma z sektora MŚP, termin nigdy nie przekroczy 60 dni. Zapis o 90 dniach w umowie z siecią handlową nie wiąże więc małego dostawcy w części ponad 60 dni.

Oba limity biegną od dnia doręczenia faktury klientowi. Zachowuj więc dowód doręczenia: potwierdzenie odbioru maila, wpis w portalu dostawcy albo podpis na dokumencie. W sporze o odsetki to ty wykazujesz datę, od której biegł termin.

Ile czasu na zapłatę ma podmiot publiczny?

Gmina, urząd czy państwowa jednostka płaci w terminie do 30 dni od doręczenia faktury. Wyjątkiem są publiczne podmioty lecznicze, np. szpitale. Dla nich umowa może przewidywać do 60 dni. Jeśli umowa ze szpitalem wskazuje dłuższy termin, odsetki należą ci się po upływie 60 dni.

Dłużnik	Maksymalny termin	Odsetki od 1 lipca 2026 r
Firma prywatna	60 dni, dłużej tylko za uzgodnieniem	13,75% rocznie
Duża firma wobec MŚP	60 dni bez wyjątków	13,75% rocznie
Podmiot publiczny	30 dni	13,75% rocznie
Publiczny podmiot leczniczy	60 dni	11,75% rocznie

Ile wynoszą odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych?

Stawkę ogłasza minister finansów dwa razy w roku, na podstawie stopy referencyjnej NBP. Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. odsetki wynoszą 13,75% rocznie. Dla publicznych podmiotów leczniczych to 11,75%. Obwieszczenie ukazało się w Monitorze Polskim z 2026 r. pod poz. 642.

W pierwszym półroczu 2026 r. stawki były wyższe: 14% i 12%. Za opóźnienie, które zaczęło się przed lipcem, liczysz odsetki osobno dla każdego okresu.

Wzór jest prosty: kwota faktury razy stawka roczna razy liczba dni opóźnienia, podzielone przez 365. Dla faktury 20 000 zł opóźnionej o 30 dni wychodzi 226,03 zł.

Prawo do odsetek masz, gdy spełnisz dwa warunki:

1. Wykonałeś swoje świadczenie, czyli dostarczyłeś towar albo usługę.
2. Nie otrzymałeś zapłaty w terminie z umowy.

Kiedy należy ci się rekompensata 40, 70 lub 100 euro?

Rekompensata pokrywa koszty odzyskiwania należności. Przysługuje od dnia nabycia prawa do odsetek, bez wezwania dłużnika. Jej wysokość zależy od kwoty faktury:

• 40 euro, gdy należność nie przekracza 5000 zł.
• 70 euro, gdy należność wynosi od 5000 do 50 000 zł.
• 100 euro, gdy należność wynosi 50 000 zł lub więcej.

Kwotę w euro przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym płatność stała się wymagalna. Rekompensata należy się za każdą opóźnioną fakturę osobno.

Jeśli koszty windykacji były wyższe, możesz żądać zwrotu nadwyżki. Musisz jednak wykazać, że te koszty rzeczywiście poniosłeś, np. fakturą firmy windykacyjnej.

Jak odzyskać pieniądze bez psucia relacji z klientem?

Gdy faktura nadal czeka na zapłatę, działaj etapami:

1. Przypomnienie mailem w pierwszym tygodniu po terminie.
2. Telefon do osoby, która zatwierdza płatności po stronie klienta.
3. Pisemne wezwanie do zapłaty z nowym, krótkim terminem.
4. Wstrzymanie kolejnych dostaw albo przejście na przedpłatę.
5. Pozew, najlepiej w elektronicznym postępowaniu upominawczym.

Pilnuj przy tym przedawnienia. Roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się po 3 latach, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Faktura wymagalna w marcu 2026 r. przedawni się więc z końcem 2029 r.

Po zapłacie wystaw notę odsetkową. Wpisz w niej numer faktury, termin zapłaty, datę wpływu, liczbę dni opóźnienia, stawkę i kwotę rekompensaty. Nota nie jest fakturą VAT i nie zawiera podatku. Daj klientowi na zapłatę noty 7 albo 14 dni i wpisz numer rachunku.

Przed wysłaniem noty zdecyduj, czy chcesz z niej zrezygnować dla stałego klienta. Ustawa nie zmusza cię do naliczania odsetek. Rezygnację zapisz jednak w mailu albo aneksie, żeby nie budziła wątpliwości przy kolejnych fakturach. Możesz też zastosować ją warunkowo: odstępujesz od noty, jeśli kolejne trzy faktury wpłyną w terminie.

Kto musi raportować terminy zapłaty?

Sprawozdanie o terminach zapłaty składają podatnicy CIT, których przychody w roku podatkowym przekroczyły równowartość 50 mln euro. Termin mija 30 kwietnia roku następującego po roku, którego dotyczą dane. Sprawozdanie trafia do ministra właściwego do spraw gospodarki. Transakcji wewnątrz jednej grupy kapitałowej nie wykazujesz.

Za terminowe przekazanie sprawozdania odpowiada kierownik jednostki. Mniejszych firm obowiązek dotyczy pośrednio. Duzi odbiorcy, którzy muszą raportować opóźnienia, mają powód, żeby płacić w terminie.

Co zrobić, gdy duży klient regularnie płaci po terminie?

Ustawa przewiduje postępowanie Prezesa UOKiK w sprawie nadmiernego opóźniania się ze świadczeniami pieniężnymi. Nadmierne opóźnianie zachodzi, gdy w ciągu 3 kolejnych miesięcy suma zaległych płatności dłużnika wynosi co najmniej 2 000 000 zł. Próg dotyczy wszystkich wierzycieli łącznie.

Zgłoszenie do UOKiK nie odzyska twoich pieniędzy. Postępowanie kończy się decyzją administracyjną wobec dłużnika. Swoje należności dochodzisz osobno, np. w postępowaniu nakazowym.

Zanim pójdziesz do sądu, sprawdź w umowie, czy nie zgodziłeś się na dłuższy termin. Zapisy narzucone przez dużego klienta, sprzeczne z limitem 60 dni, zastępuje termin ustawowy.