Weryfikacja kontrahenta B2B: rejestry do sprawdzenia przed umową
Sprawdź kontrahenta w KRS, CEIDG, na białej liście VAT, w VIES i KRZ. Zobacz, co grozi za przelew powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu i jak to naprawić.
Nowy dostawca prosi o przedpłatę 40 000 zł, a faktura przyszła z numerem konta, którego nie znasz. Zanim zlecisz przelew, poświęć kwadrans na pięć bezpłatnych rejestrów. Pokażą ci, czy firma istnieje, kto ją reprezentuje, czy jest czynnym podatnikiem VAT i czy nie toczy się wobec niej upadłość.
Gdzie sprawdzisz, czy firma w ogóle istnieje?
Spółki i fundacje znajdziesz w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wyszukiwarka Ministerstwa Sprawiedliwości pokazuje aktualny odpis z numerem KRS, adresem, kapitałem i składem zarządu. Sprawdź w nim, kto może podpisać umowę i czy reprezentacja jest łączna.
Jednoosobowe działalności i wspólników spółek cywilnych szukasz w CEIDG na biznes.gov.pl. Wpis pokaże status działalności, datę rozpoczęcia i ewentualne zawieszenie. Firma założona dwa tygodnie temu nie musi być nieuczciwa, ale zamówienia z przedpłatą od takiej firmy ogranicz do mniejszych kwot.
W przypadku spółki zajrzyj też do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Znajdziesz tam bezpłatnie roczne sprawozdania finansowe złożone do KRS. Sprawdź wynik netto i kapitał własny za ostatnie dwa lata. Ujemny kapitał własny przy rosnących zobowiązaniach oznacza, że firma finansuje się kosztem dostawców. Brak sprawozdania za miniony rok też jest informacją, bo spółka ma obowiązek je złożyć.
Porównaj dane z rejestru z danymi na fakturze i w stopce maili. Inna nazwa, inny adres albo inny NIP to sygnał do wyjaśnienia przed podpisem.
Jak sprawdzić rachunek na białej liście VAT?
Wykaz podatników VAT prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Wyszukasz w nim firmę po NIP, REGON albo numerze rachunku. Wykaz pokazuje status VAT i rachunki zgłoszone przez firmę do urzędu.
Obowiązek sprawdzenia dotyczy płatności za transakcję o wartości powyżej 15 000 zł, gdy sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT. Próg odnosi się do wartości całej transakcji, więc podział jednej faktury na raty nie zwalnia cię z obowiązku. Sprawdź wykaz w dniu zlecenia przelewu i zapisz potwierdzenie z wyszukiwarki.
Co ci grozi za przelew na rachunek spoza wykazu?
Skutki obejmują dwa podatki:
- Wyłączenie z kosztów uzyskania przychodu tej części wydatku, którą zapłaciłeś na rachunek spoza wykazu. Jeśli koszt już ująłeś, zmniejszasz koszty albo zwiększasz przychody w miesiącu płatności.
- Solidarna odpowiedzialność za VAT sprzedawcy, który nie wpłacił podatku z tej faktury do urzędu.
Obu skutków unikniesz, jeśli w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu złożysz zawiadomienie ZAW-NR. Składasz je do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla ciebie jako płacącego. Zawiadomienie złożone przed przelewem jest bezskuteczne. Przed solidarną odpowiedzialnością za VAT chroni cię też zapłata w mechanizmie podzielonej płatności.
Kto naprawdę kontroluje spółkę?
Odpis z KRS pokazuje zarząd, ale nie zawsze pokazuje właściciela. Tę informację znajdziesz w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych prowadzonym przez Ministra Finansów. Wyszukiwarka CRBR jest bezpłatna i działa po NIP albo numerze KRS.
Zwróć uwagę na dwie sytuacje. Pierwsza to brak zgłoszenia, choć spółka ma ten obowiązek. Druga to beneficjent, którego nazwisko znasz z wcześniejszych problemów z płatnościami. W obu przypadkach zapytaj kontrahenta o wyjaśnienie, zanim przekażesz towar na kredyt kupiecki.
Czy kontrahent z UE ma ważny numer VAT?
Przy dostawach i usługach wewnątrzunijnych sprawdź numer w systemie VIES Komisji Europejskiej. Wpisujesz kod kraju i numer VAT, a system odpowiada, czy numer jest aktywny do transakcji wewnątrzwspólnotowych. Zachowaj wydruk z datą i numerem potwierdzenia.
Brak aktywnego numeru w VIES zmienia rozliczenie VAT po twojej stronie. Wyjaśnij to z księgową przed wystawieniem pierwszej faktury.
Jak sprawdzić, czy wobec firmy toczy się upadłość?
Krajowy Rejestr Zadłużonych prowadzi Minister Sprawiedliwości. Pokazuje on postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne, zakazy prowadzenia działalności oraz niektóre bezskuteczne egzekucje. Spółkę wyszukasz po nazwie, numerze KRS, NIP albo sygnaturze sprawy.
Otwarte postępowanie restrukturyzacyjne nie wyklucza współpracy. Zmienia jednak twoją pozycję. Twoje należności sprzed otwarcia mogą trafić do układu z wierzycielami, a ich spłata rozłoży się w czasie. Od takiego kontrahenta żądaj przedpłaty albo zabezpieczenia, np. gwarancji bankowej lub weksla.
Gdzie sprawdzisz zaległości wobec innych firm?
Prywatne biura informacji gospodarczej zbierają dane o niezapłaconych fakturach. W Polsce działają m.in. KRD, BIG InfoMonitor i ERIF. Do raportu potrzebujesz konta w danym biurze. Cennik i zakres raportu ustala biuro.
Brak wpisu nie dowodzi, że firma płaci terminowo. Wierzyciel może dopisać dłużnika dopiero po spełnieniu warunków ustawowych, więc świeże zaległości nie zawsze są widoczne.
Jaką kolejność sprawdzania przyjąć w firmie?
Spisz procedurę i przypisz ją do jednej osoby w dziale zakupów albo księgowości. Sprawdzaj w tej kolejności:
- KRS albo CEIDG: istnienie firmy, status, osoby uprawnione do podpisu.
- Biała lista VAT: status podatnika i numer rachunku z faktury.
- VIES: tylko przy kontrahencie z innego kraju UE.
- KRZ: upadłość, restrukturyzacja, zakaz prowadzenia działalności.
- CRBR: właściciel spółki, gdy zamówienie jest duże albo nietypowe.
- Biuro informacji gospodarczej: przy zamówieniach z odroczonym terminem albo dużych przedpłatach.
| Rejestr | Co pokazuje | Koszt dostępu |
|---|---|---|
| KRS | Zarząd, reprezentacja, kapitał | Bezpłatnie |
| CEIDG | Status jednoosobowej działalności | Bezpłatnie |
| Biała lista VAT | Status VAT i rachunki | Bezpłatnie |
| VIES | Aktywność unijnego numeru VAT | Bezpłatnie |
| KRZ | Upadłość i restrukturyzacja | Bezpłatnie |
| CRBR | Beneficjent rzeczywisty spółki | Bezpłatnie |
| BIG, np. KRD | Zaległości wobec innych firm | Według cennika biura |
U stałego dostawcy powtarzaj kontrolę białej listy przy każdym przelewie powyżej progu. Pozostałe rejestry sprawdzaj raz na kwartał albo przed większym zamówieniem.
Zmiana numeru konta zgłoszona mailem to klasyczny scenariusz oszustwa na fałszywą fakturę. Potwierdź ją telefonicznie pod numerem zapisanym w umowie. Dopiero potem sprawdź nowy rachunek w wykazie. Wynik obu kroków zapisz w dokumentacji zakupu, razem z datą i nazwiskiem osoby, która sprawdzała. Taki zapis przyda się, gdy urząd zapyta o należytą staranność przy wyborze kontrahenta.
Najczęstsze pytania
Czy muszę sprawdzać białą listę przy każdej fakturze?
Obowiązek dotyczy transakcji o wartości powyżej 15 000 zł, gdy sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT. Sprawdzaj rachunek w dniu zlecenia przelewu, bo kontrahent może zmienić konto w trakcie współpracy.
Co zrobić, gdy przelew poszedł na rachunek spoza białej listy?
Złóż zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika swojego urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu. Zawiadomienie złożone przed przelewem nie działa.
Czy płatność kartą wymaga sprawdzenia białej listy?
Według stanowisk publikowanych w prasie podatkowej płatność kartą nie wymaga sprawdzania wykazu. Przy przelewach z rachunku firmowego obowiązek zostaje.
Gdzie sprawdzę, czy firma jest w upadłości?
W Krajowym Rejestrze Zadłużonych na krz.ms.gov.pl. Wyszukasz w nim firmę po nazwie, numerze KRS albo NIP.